Akreditasyon süreci
HEM-TUYEK
HEMATOLOJİ TIPTA UZMANLIK EĞİTİMİ VEREN KURUMLARIN DIŞ DEĞERLENDİRME (AKREDİTASYON) SÜREÇ YÖNETİM İLKELERİ
- Hematoloji eğitimi veren kurumların akreditasyon süreci, Hematoloji Tıpta Uzmanlık Yeterlik Komisyonu (HEM-TUYEK) Program Değerlendirme Çalışma Grubunun her yılın başlangıcında açıkladığı takvime göre başlar (Ek-1: Başvuru takvimi).
- Akreditasyon için başvuru yapmak isteyen kurum HEM-TUYEK web sayfasında (hemtuyek.org.tr) ilan edilen başvuru formlarını doldurduktan sonra kurum öz değerlendirme raporunu hazırlayarak HEM-TUYEK sekretaryasına göndermesi gerekir. Başvuru evrakları 1 basılı kopya ve 5 elektronik kopya olarak hazırlanmalıdır. Tüm yazışmalar HEM-TUYEK sekretaryası aracılığı ile olacaktır.
- Başvuru takviminin sonlanması sonrası ilk iki hafta içinde PDÇG toplanarak her başvuru için çalışma planı, görevlendirilecek üyeler ve ziyaret ekibine karar verir, onay için HEM-TUYEK Yürütme Kuruluna sunar. Kurumlarla ilgili çıkar çatışması olan üyeler başvuru değerlendirmesi ve kurum ziyaretlerinde görevlendirilmezler.
- PDÇG her başvuru için ilgili başvuru evrakları, öz değerlendirme raporları incelenir.
4.a) Başvurusu reddedilen ilgili kuruma, neden ret kararı verildiği gerekçeleriyle birlikte şeffaf bir şekilde yazı ile iletilir. Başvurusu ret edilen kurum ret gerekçelerinin giderildiği kararını verirse bir sonraki başvuru döneminde tekrar başvurabilir. Başvuru sayısı sınırsızdır.
4.b) Başvurusu kabul edilen kurumlara süreç ile ilgili yazılı bilgi verilir. Varsa tamamlanması gereken belgeler ve ziyaret kararı gibi başlıklar ilgili kuruma bildirilir.
- Başvuru dosyasının değerlendirilmesi sonucunda üç farklı karar alınır.
5.a) Kurumun hazırlamış olduğu öz değerlendirme dosyası uygun bulunarak, kurum yerinde ziyaret edilir.
5.b) Kurum öz değerlendirme raporunda eksiklikler ve/veya maddi hataların varlığında, belgelerin tamamlanma/düzeltilme şansı var ise, kurum bilgilendirilerek bir ay içinde eksik belgelerin tamamlanmasını/düzeltilmesini talep eder. Kurum, belgeleri tamamlamak için bir defalığına mahsus olmak üzere bir ay ek süre isteyebilir. Belgelerin tamamlandığı kanaatine varılırsa yerinde ziyaret kararı verilir.
5.c) Kurum öz değerlendirme raporunda eksiklikler ve/veya maddi hataların varlığında, belgelerin tamamlanma/düzeltilme şansı yok ise, başvuru reddi yapılarak, ret gerekçeleri şeffaf bir şekilde açıklanarak yazı ile ilgili kuruma bildirilir. Kurum hazırlanmış olan ret raporuna isterse, 15 gün içinde yazılı olarak itiraz edebilir. İtiraz yazısı önce ziyaret ekibi sonrasında PDÇG ve HEM-TUYEK Yürütme Kurulu tarafından incelenir ve karara bağlanır. İtiraz kabul edilirse yeni bir ziyaret takvimi hazırlanır ve kuruma bildirilir. İtiraz tekrar ret edilirse, kurum bir sonraki dönem için yeniden başvuru yapabilir.
- Ziyaret kararı alınan her kurum için olası iki ziyaret tarihi saptanarak kuruma bilgi verilir. İlgili kurum bir hafta içinde iki tarihten birini HEM-TUYEK sekretaryasına bildirir. Olası ziyaret tarihi ile birlikte ziyaret ekibinde yer alacak üyelerin isimleri, çalıştıkları kurumlar ve iletişim bilgileri de bildirilir. Üyelerle ilgili çıkar çatışması saptayan kurum, üyelere itiraz edebilir. Üye itirazları yazılı olarak bildirilir ve PDÇG itirazları değerlendirerek haklılık payı varlığında yeni üye seçimi yapar ve kuruma bildirir.
- Ziyaret programı aksi olmadığı sürece bir olarak planlanır. Ziyaret günü programı ilgili kurum ile paylaşılır (Ek-2. Ziyaret Programı). Ziyaret ekibi ile kurum yetkilisi arasındaki bağlantı Ekip başkanı ve HEM-TUYEK sekretaryası tarafından gerçekleştirilir.
- Her başvuru için ayrı bir “Değerlendirme ve ziyaret” ekibi oluşturulur. Ancak, PDÇG kararına göre bir ekip en fazla 3 başvuru için dosyası değerlendirebilir.
7.a) Her ekip 6 (altı) kişiden oluşur.
7.b) Ekip başkanı, kıdemli üyeler arasından seçilir. Ekip başkanı en az beş yıllık profesör veya bu kıdeme eşit sürede hizmet yapmış klinik yöneticileri arasından seçilir.
7.c) Ekip üyelerinden en az biri vakıf üniversitesi/eğitim araştırma hastanesi/afiliye hastanelerden seçilir (3 üye).
7.d) Ekip üyeleri arasında (tercihen uzmanlık eğitiminin son yılında) bir (1) yan dal uzmanlık öğrencisi bulunur.
7.e) Her ziyaret ekibinde mutlaka TTB-Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu (TTB-UDEK) temsilcisi de olacaktır. Ziyaret ekibi oluşturulurken TTB-UDEK’ e yazılı bilgi verilerek bir temsilci göndermeleri istenir. TTB-Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu temsilci ile birlikte ekip üyeleri 6 kişiden oluşur. TTB-UDEK temsilcisinin oy kullanma ve değerlendirme yapma hakkı mevcut değildir. TTB-UDEK temsilcisinin görevi ziyaretin uygun yapılıp yapılmadığının gözlemlenmesidir.
- Ziyaret sonrasında üç farklı karar verilebilir.
8.a) Akreditasyon: Akreditasyon uygunluğu ziyaret ekibinin oylaması ile karara bağlanır. Akreditasyon uygunluğu salt çoğunluk ile sağlanır. Ziyaret sonrası ziyaret ekibi PDÇG’ na akreditasyon uygunluğunu gerekçeli bir rapor ile bildirir. PDÇG da değerlendirme sonucunda HEM-TUYEK Yürütme Kuruluna uygunluk bilgisini verir. HEM-TUYEK Yürütme Kurulu onayı sonrası ilgili kurum 6 yıllık (iki eğitim programı süresi) süre ile akredite edilir. İlk Ulusal kongrede belge verilme töreni yapılarak belgeler ilgililere teslim edilir. İlgili kurum üçüncü yılın sonunda “Ara Değerlendirme Raporu” hazırlayarak, HEM-TUYEK sekretaryasına iletmelidir. “Ara Değerlendirme Raporu” hazırlık süreçleri ile ilgili form ve kılavuzlar www.hemtuyek.org.tr adresinde ilan edilecektir.
8.b) Koşullu Akreditasyon: Geliştirilmesi gereken yönlerin veya başlatılmış projelerin eksikliklerinin kısa sürede giderilebileceği düşüncesi varlığında HEM-TUYEK Yürütme Kurulu kararı ile “Koşullu Akreditasyon” kararı verilebilir. Sonuç raporunda koşullu akreditasyon kararını süresi açıkça belirtilir.
8.c) Akreditasyon Reddi: Ziyaret sonrası elde edilen verilerin öz değerlendirme raporu ile çelişmesi durumunda akreditasyon reddi kararı verilebilir. HEM-TUYEK Yürütme Kurulu kararı ile akreditasyon reddi sonuçlandırılır.
- Akreditasyon süreci sonlanıncaya kadar kurumlardan herhangi bir ücret talep edilmez. Ziyaret ekibinin giderlerinin tümü Türk Hematoloji Derneği tarafından karşılanacaktır. THD’nin bütçesinin uygun olmadığı durumlarda giderler ilgili kurumdan talep edilir. Ziyaret Başvuru formlarının ve öz değerlendirme raporlarının hazırlanması, çoğaltılması ve posta giderleri ilgili kurum tarafından karşılanır.
- Akreditasyon süresi biten eğitim kurumları isterlerse re-akredite olmak için başvurabilirler. Başvuru süreçleri yeni başvuru süreci olarak değerlendirilmeli, tüm işlemler bu belgede bilgilere göre yürütülmelidir.
- Ziyaret edilen kurumların listesi, ziyaret ekipleri, ziyaret sonu raporlar ve HEM-TUYEK Yürütme Kurulu kararları TTB-UDEK’ e HEM-TUYEK sekretaryası tarafından bildirilir.
Ek-1: Akreditasyon Başvuru Süreç Takvimi
1-15 Ocak 2023
Akreditasyon Başvuru Formunun Gönderilmesi (Bilgilendirme Eğitim Talebinin Bildirilmesi)
1-31 Ocak 2023
Yürütme Kurulu’nun ve Kurumun Durumuna Göre Bilgilendirme Eğitimi (İstek Yapan Kurumlar İçin)
15-31 Mart 2023
Kurum Öz Değerlendirme Raporunun Gönderilmesi
15-30 Nisan 2023
Başvuru Sonuçlarının Kurumlara Bildirilmesi
15-31 Mayıs 2023
Ziyaret Kararı Alınan Kurumlara Ziyaret
2-5 Kasım
Akreditasyon Belgelerinin Takdimi (Ulusal Hematoloji Kongresi Ödül Töreni / İlgili Kurumlara Takdim)
Ek-2. HEM-TUYEK EĞİTİM KURUMLARI AKREDİTASYONU YERİNDE ZİYARET PROGRAMI
Kurum Adı:
Kurum Sorumlusu (Dekan/Başhekim):
Kurum Sorumlusu İletişim Bilgileri (telefon; e posta)
Kurum Eğitim Program Yöneticisi:
Kurum Eğitim Program Yöneticisi İletişim Bilgileri (telefon; e posta)
|
Kurum Ziyaret Ekip Üyeleri |
|||
|
Görevi |
İsim |
Çalıştığı Kurum |
E posta ve Telefon |
|
Başkan |
|
|
|
|
Üye |
|
|
|
|
Üye |
|
|
|
|
Üye |
|
|
|
|
Tıpta Uzmanlık Öğrencisi |
|
|
|
|
TTB-UDEK Temsilcisi |
|
|
|
|
Saat |
Program |
Sonuç |
|
08:30– 09:00 |
Bilim Dalı Başkanı/ Eğitim Sorumlusu Ziyareti |
Ziyaret Ekip Üyeleri |
|
09:00 – 09:30 |
Açılış Konuşmaları (Dekan/Başhekim/ Anabilim Dalı Başkanı; Ziyaret Ekip Başkanı |
Anabilim Dalı Başkanı ve/veya Diğer Bilim Dalı Öğretim Üyeleri |
|
09:30-10:30 |
Kurum Sunumu |
Bilim Dalı Başkanı/ Eğitim Sorumlusu |
|
10:30-11:00 |
Sunum Sonrası Öz Değerlendirme Dosyasının İncelenmesi |
Ziyaret Ekip Üyeleri |
|
11:00-12:00 |
Eğiticiler ile Görüşme |
Toplu ve/veya Birebir Görüşme |
|
12:00-12:30 |
Dekan/Başhekimle Görüşme |
|
|
12:30-13:30 |
Yemek |
|
|
13:30-14:30 |
Uzmanlık Öğrencileri ile Görüşme |
Toplu ve/veya Birebir Görüşme |
|
14:30-16.00 |
Eğitim Ortamı ve Birimlerin Ziyareti |
Klinik, Poliklinik, varsa KİT Servisi, Terapötik Aferez, Transfüzyon Merkezi, Laboratuvarlar, Radyoloji-Nükleer Tıp, Yoğun Bakımlar vd |
|
16:00-17:00 |
Ziyaret Ekibinin Gün Sonu Değerlendirmesi ve Çıkış Raporunun Hazırlanması |
|
|
17:00-17:30 |
Çıkış Raporu Sunumu |
İdareciler, Bilim Dalı Çalışanları vd |
|
17:30-18:00 |
Kapanış |
Bilim Dalı Başkanı/Eğitim Sorumlusu Ziyaret Ekip Başkanı Dekan/Başhekim |